Définition des besoins

Tout d’abord, vous devez examiner attentivement les différents scénarios où vos employés ont besoin de se déplacer. Cela peut inclure des réunions d’affaires importantes, des rendez-vous avec des clients ou des partenaires, des déplacements vers des sites distants pour des projets, ainsi que des trajets vers et depuis l’aéroport pour des voyages d’affaires.

En identifiant ces situations spécifiques, vous pourrez comprendre la diversité des besoins en déplacement de vos collaborateurs. Cela vous permettra également de déterminer la fréquence des déplacements et les types de services de VTC nécessaires pour répondre efficacement à ces besoins. Par exemple, certains déplacements pourraient nécessiter des véhicules plus luxueux ou des chauffeurs formés à des exigences particulières, tandis que d’autres pourraient être plus simples et réguliers.

Cette analyse approfondie des besoins de déplacement de votre entreprise jettera les bases d’une mise en place réussie du service de VTC. Elle vous permettra d’adapter le service de manière précise aux exigences spécifiques de votre organisation, garantissant ainsi une efficacité maximale et une satisfaction élevée de vos collaborateurs.

Évaluation des options de fournisseurs

Dans cette phase cruciale de mise en place d’un service de VTC pour vos collaborateurs, l’évaluation des options de fournisseurs revêt une importance capitale. Voici quelques éléments à considérer pour chaque aspect lors de cette évaluation :

1. Sécurité

La sécurité des passagers est primordiale. Assurez-vous que le fournisseur de VTC effectue des vérifications approfondies et dispose d’un véhicule bien entretenu pour garantir la sécurité des trajets.

2. Disponibilité

Assurez-vous que le fournisseur de VTC choisi peut répondre à la demande de vos collaborateurs, même lors de périodes de pointe ou dans des zones géographiques moins accessibles. Une disponibilité 24/7 peut être essentielle pour les déplacements professionnels urgents.

3. Couverture géographique

Vérifiez si le fournisseur de VTC couvre les zones géographiques où vos collaborateurs ont besoin de se déplacer fréquemment. Certains fournisseurs peuvent avoir une meilleure couverture dans certaines régions ou pays, ce qui peut être crucial pour votre entreprise si elle opère à l’échelle nationale ou internationale.

Mise en place d’un partenariat

Discuter des détails de l’accord

Engagez des discussions approfondies avec le fournisseur pour clarifier les termes de votre partenariat. Cela inclut les tarifs préférentiels que vous souhaitez négocier en fonction du volume de trajets que vous prévoyez, ainsi que les modalités de paiement convenues entre votre entreprise et le fournisseur.

Options de paiement

Explorez les différentes options de paiement proposées par le fournisseur de VTC. Cela peut inclure des paiements à l’usage, des forfaits mensuels ou annuels, ou d’autres arrangements spécifiques à votre entreprise. Choisissez la méthode qui convient le mieux à votre budget et à vos besoins en matière de déplacements professionnels.

Procédures de réservation

Déterminez les procédures de réservation des trajets avec le fournisseur de VTC. Assurez-vous que ces procédures sont simples et conviviales pour vos employés, ce qui facilitera leur utilisation du service. Vous pouvez également discuter de la possibilité d’intégrer les réservations de VTC dans les outils de gestion des déplacements professionnels de votre entreprise, le cas échéant.

Exigences en matière de sécurité

Mettez en place des exigences strictes en matière de sécurité avec le fournisseur de VTC. Cela peut inclure des vérifications approfondies des véhicules, ainsi que des protocoles de sécurité spécifiques à respecter lors des trajets professionnels. La sécurité des employés doit toujours être une priorité absolue.

Communication des attentes

Communiquez clairement les attentes de votre entreprise en matière de service de VTC au fournisseur. Cela peut inclure des exigences de ponctualité, de courtoisie et de professionnalisme des chauffeurs, ainsi que des normes de qualité pour les véhicules utilisés. Une communication ouverte et transparente dès le début contribuera à établir une relation de travail solide. 

Mécanismes de suivi

Mettez en place des mécanismes de suivi pour évaluer régulièrement la qualité du service fourni par le fournisseur de VTC. Cela peut inclure des sondages de satisfaction des utilisateurs, des audits de conformité et des réunions périodiques de revue de performance. Les retours d’expérience de vos employés seront également précieux pour identifier les domaines à améliorer dans le cadre de votre partenariat avec le fournisseur de VTC.

Communication et formation des employés

Informez vos employés de la disponibilité du service de VTC

Utilisez différents canaux de communication internes pour annoncer le lancement du service de VTC, tels que des e-mails, des affiches dans les espaces communs, des réunions d’équipe, et des publications sur l’intranet de l’entreprise.

Mettez en évidence les avantages du service de VTC, tels que le confort, la sécurité et la commodité, ainsi que les raisons pour lesquelles votre entreprise a décidé de le mettre en place.

Expliquez les procédures à suivre pour en bénéficier

Décrivez étape par étape comment les employés peuvent accéder au service de VTC, notamment comment réserver un trajet, quels sont les horaires de disponibilité, et comment contacter le service d’assistance en cas de besoin.

Assurez-vous que les instructions sont claires et faciles à suivre, en utilisant des exemples concrets si nécessaire.

Organisez des sessions de formation si nécessaire

Identifiez les groupes d’employés qui pourraient avoir besoin d’une formation supplémentaire.

Planifiez des séances de formation en personne ou des webinaires pour répondre aux besoins spécifiques de chaque groupe, en mettant l’accent sur les aspects pratiques de l’utilisation du service de VTC.

Respect des politiques de l’entreprise en matière de déplacements professionnels

Rappelez aux employés les politiques et les directives de l’entreprise concernant les déplacements professionnels, telles que les règles de remboursement des frais, les autorisations préalables requises, et les limitations sur les types de trajets autorisés.

Mettez en évidence l’importance de respecter ces politiques pour garantir une utilisation responsable et efficace du service de VTC.

Suivi et évaluation continue

Il est essentiel de mettre en place des mécanismes permettant de recueillir des retours d’expérience de vos employés concernant le service de VTC. Cela peut se faire à travers des enquêtes, des sondages, des réunions de feedback ou des discussions informelles. L’objectif est d’identifier les points positifs du service, tels que la ponctualité des chauffeurs, la qualité des véhicules, ainsi que les domaines à améliorer.

Une fois que vous avez recueilli ces retours d’expérience, il est important de les analyser de manière approfondie. Identifiez les tendances, les points communs et les préoccupations récurrentes soulevées par les employés. Cette analyse vous permettra de déterminer les actions correctives à prendre pour améliorer le service de VTC. Il peut s’agir de réviser les politiques de réservation par exemple.

Parallèlement à l’évaluation de l’expérience des employés, il est également important d’évaluer la performance globale du fournisseur de services de VTC. Cela peut inclure l’évaluation de la conformité aux normes de sécurité et de qualité, ainsi que la comparaison des coûts par rapport aux niveaux de service fournis.